Wstęp

Ochrona prywatności i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych stanowi dla Fundacji Promocji i Kratywności PiK (Fundacja PiK) najwyższy priorytet. Fundacja podejmuje odpowiednie działania, które mają na celu zapewnienie ochrony danych osobowych osób, z którymi współpracujemy lub których dane w inny sposób wykorzystujemy. W tej Polityce określamy w jaki sposób zbieramy, wykorzystujemy, przechowujemy oraz w inny sposób przetwarzamy dane osobowe. Polityka określa również prawa osób, których dane Fundacja przetwarza oraz zasady, na jakich te prawa można wykonywać. Polityka przetwarzania danych osobowych ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których Fundacja przetwarza dane osobowe. Prosimy o dokładne zapoznanie się z tym dokumentem. Fundacja może zmieniać tę Politykę w odpowiedzi na zmiany zachodzące w jej działalności, jak również z uwagi na konieczność dostosowywania prowadzonych operacji do najnowszych wymagań technologicznych z zakresu bezpieczeństwa oraz w związku ze zmianą przepisów prawa. O zmianach w Polityce Fundacja będzie informować z wyprzedzeniem.

Fundacja opracowała Politykę stosując zasady wynikające z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych nr 679/2016 („RODO”).

Kto odpowiada za przetwarzanie danych osobowych?

Za przetwarzanie danych osobowych odpowiada Fundacja Promocji i Kratywności PiK, z siedzibą ul. Zasanie 45, 37-400 Nisko, NIP 602-01-44-828, KRS 0000988374. Fundacja jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Fundacji pod adresem iod@fundacjapik.pl

Jak Fundacja chroni dane osobowe?

Zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia techniczne, fizyczne, elektroniczne i administracyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem. Przestrzegamy ogólnie przyjętych standardów, aby chronić przekazywane nam dane osobowe, zarówno podczas transmisji, jak i po ich otrzymaniu. Niestety, przekazywanie informacji przez Internet (w tym pocztą elektroniczną) nie jest całkowicie bezpieczne. Chociaż dołożymy wszelkich starań, aby chronić dane osobowe, nie możemy zagwarantować bezpieczeństwa danych przesyłanych do nas – każda transmisja odbywa się na własne ryzyko wysyłającego dane. Po otrzymaniu informacji stanowiących dane osobowe, zastosujemy odpowiednie procedury i zasady bezpieczeństwa, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do tych danych.

Jakie prawa przysługują osobom w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przez Fundację?

Osobom, których dane osobowe przetwarza Fundacja przysługują następujące prawa wynikające z przepisów RODO:

1. Każda osoba ma prawo do otrzymania informacji odnośnie przetwarzania danych osobowych (w szczególności informacji w jakim celu, jakie dane i przez kogo są przetwarzane oraz komu zostały udostępnione itp.).
2. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę do Fundacji odnośnie przetwarzania danych oraz może wnieść skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, Warszawa, (https://uodo.gov.pl/).
3. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać kopię danych, które przetwarzamy.
4. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo żądać usunięcia danych osobowych (jeżeli uważa, że Fundacja nie prawa ich przetwarzać) lub wnieść sprzeciw odnośnie ich przetwarzania.
5. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść wniosek o ograniczenie przetwarzania danych osobowych.
6. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo żądać sprostowania lub poprawiania danych osobowych.
7. Macie Państwo prawo do przenoszenia danych osobowych.

W celu wykonania swoich praw możecie Państwo skontaktować się z Fundacją bezpośrednio. Każde żądanie dostępu do danych powinno być wystosowane pisemnie lub pocztą elektroniczną. W przypadku, gdy pojawią się wątpliwości odnośnie tożsamości osoby składającej żądanie, Fundacja będzie prosić o uzupełnienia żądania, w szczególności o niezbędne dane identyfikacyjne.

Fundacja będzie starać się odpowiadać na każde żądanie w terminie 1 miesiąca. Jednak w przypadkach bardziej skomplikowanych lub w razie wielu zapytań złożonych w tym samym czasie, Fundacja może przedłużyć termin odpowiedzi, o czym poinformujemy.

Staramy się, aby informacje, które przetwarzamy, były poprawne i aktualne. Dlatego w przypadku zmian Państwa danych, prosimy o poinformowanie o tym Fundacji, aby możliwe było uaktualnienie przetwarzanych danych. Zaktualizujemy dane, które są niepoprawne lub nieaktualne. 

Informacje dla osób, które rejestrują się lub uczestniczą w akcji organizowanej przez Fundację PiK

Ta informacja jest przeznaczona dla osób, które zgłosiły się lub uczestniczą w akcji Fundacji PiK, a także w webinarach, szkoleniach lub warsztatach organizowanych w ramach tej akcji.

I. Przetwarzanie danych osobowych uczestników i osób zgłaszających się do akcji Fundacji PiK

Jeżeli zgłaszają Państwo swój udział do akcji  przez stronę internetową: www.fundacjapik.pl lub www.fundacjapik.org , Fundacja pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od Państwa. Zakres danych osobowych, które Fundacja pozyskuje od Państwa obejmuje:

1. imię i nazwisko,
2. adres email,
3. numer telefonu,
4. adres z kodem pocztowym,
5. nazwę organizacji lub grupy nieformalnej,
6. funkcję w organizacji pozarządowej, jaką Państwo pełnią.

Jeżeli w procesie rejestracji lub w ramach uczestnictwa w akcji podacie Państwo dodatkowe dane osobowe (np. dodatkowy numer telefonu), Fundacja będzie je przetwarzać łącznie z powyżej wymienionym katalogiem danych osobowych.

Celem przetwarzania danych osobowych przez Fundację jest:

1. umożliwienie Państwu rejestracji do akcji organizowanych przez Fundację PiK,
2. ocena Państwa zgłoszenia o przyjęcie do akcji,
3. realizacja akcji ,
4. kontakt z Państwem dotyczący akcji oraz jej przyszłych edycji,
5. wypełnienie obowiązków sprawozdawczych oraz spełnienie innych obowiązków prawnych nałożonych na Fundację.

Z chwilą zgłoszenia się Państwa do udziału w akcji Fundacji PiK Fundacja przetwarza Państwa dane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie czynności przed realizacją umowy). Z chwilą przyjęcia Państwa do akcji Fundacja przetwarza Państwa dane na tej samej podstawie prawnej (tj. w celu wykonania umowy), natomiast kontaktuje się z Państwem działając na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu, co jest zgodne z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

II. Przetwarzanie danych w związku z realizacją umowy dotacyjnej lub umowy darowizny w ramach akcji Fundacji PiK

W przypadku, gdy w ramach akcji Fundacji PiK zawieracie Państwo z Fundacją umowę dotacyjną lub umowę darowizny, Fundacja przetwarza następujące dane osobowe:

1. W zakresie przedstawicieli podmiotów prawnych (organizacji pozarządowych i instytucji), które zawierają umowę z Fundacją oraz uczestniczą w jej realizacji: imię i nazwisko, adres email osoby reprezentującej podmiot umowy, dane osoby do kontaktu,
2. W zakresie osób fizycznych, które zawierają umowę darowizny z Fundacją oraz uczestniczą w jej realizacji reprezentując grupę nieformalną: imię i nazwisko, adres zamieszkania, nr dowodu osobistego oraz inne dane osobowe osoby reprezentującej grupę nieformalną, które będą niezbędne dla rozliczenia podatkowego i księgowego darowizny.

Dane osobowe są przetwarzane dla celów realizacji umowy i rozliczenia dotacji, czyli art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

III. Przetwarzanie danych osób rejestrujących się na webinaria, szkolenia i warsztaty organizowane w ramach akcji Fundacji PiK

Jeżeli nie jesteście Państwo uczestnikami akcji Fundacji PiK, a chcecie brać udział w webinarach, szkoleniach lub warsztatach organizowanych w jej ramach, Fundacja zbiera dane osobowe niezbędne do rejestracji na takie wydarzenie i do jego przeprowadzenia, takie jak: imię i nazwisko, adres email lub numer telefonu. Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja webinarium, szkolenia lub warsztatu. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych art. 6 ust. 1 lit. a RODO tj. wyrażona przez Państwa zgoda na ich przetwarzanie.

Informacje dla osób, które ubiegają się o wsparcie w ramach prowadzonych przez Fundację programów dotacyjnych oraz tzw. Funduszy Powierzonych

Jeżeli zgłaszacie się Państwo o wsparcie w ramach programów dotacyjnych lub funduszy powierzonych, jako przedstawiciele podmiotów ubiegających się o dotację (Wnioskodawcy), lub realizują Państwo projekty wsparte w ramach programu (Grantobiorcy), Fundacja pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od Państwa. Zakres danych osobowych, które pozyskują od Państwa obejmuje (jest to najszerszy możliwy zakres danych osobowych pozyskiwanych przez Fundację):

A) W zakresie przedstawicieli podmiotów prawnych (organizacji pozarządowych i instytucji), które zawierają umowę z Fundacją oraz uczestniczą w jej realizacji:

1. 1. imię i nazwisko, funkcja osób reprezentujących wnioskodawcę/grantobiorcę, nr dowodu osobistego lub paszportu,
   2. nazwa i adres organizacji, którą Państwo reprezentują,
   3. imię i nazwisko, telefon i adres e-mail osoby do kontaktu ze strony wnioskodawcy/grantobiorcy, nr dowodu osobistego lub paszportu,
   4. inne dane osobowe, które będą niezbędne do realizacji umowy oraz rozliczenia podatkowego i księgowego darowizny.
      
      

B) W zakresie osób fizycznych, które zawierają umowę stypendialną lub umowę darowizny z Fundacją oraz uczestniczą w jej realizacji jako osoby indywidualne lub jako reprezentanci grupy nieformalnej:

1. imię i nazwisko,
2. adres zamieszkania,
3. e-mail, telefon
4. nr dowodu osobistego lub paszportu,
5. inne dane osobowe, które będą niezbędne do realizacji umowy oraz rozliczenia podatkowego i księgowego darowizny.

Celem przetwarzania przez Fundację danych osobowych jest:

1. umożliwienie Państwu złożenia wniosku o dotację/darowiznę
2. ocena Państwa wniosku,
3. realizacja umowy,
4. kontakt z Państwem w sprawie realizacji umowy,
5. monitoring, ewaluacja realizacji umowy oraz spełnienie innych obowiązków prawnych nałożonych na Organizatorów.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO czyli realizacja umowy oraz obowiązki prawne ciążące na Fundacji.

Informacje dla osób, które biorą udział w organizowanych przez Fundację wydarzeniach: debatach, konferencjach, seminariach, spotkaniach, warsztatach i szkoleniach

W przypadku, gdy bierzecie Państwo udział w konferencjach, debatach, warsztatach, szkoleniach lub innych spotkaniach organizowanych przez Fundację, Fundacja przetwarza Państwa dane osobowe dla celów realizacji takiego wydarzenia. Dane osobowe, jakie zbieramy obejmują:

1. imię i nazwisko,
2. adres korespondencyjny,
3. adres email,
4. numer telefonu,
5. nazwę reprezentowanej instytucji.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO, czyli realizacja umowy i nasz prawnie usprawiedliwiony interes.

Informacje dla osób, które są zainteresowane działalnością Fundacji, w tym zgadzają się na otrzymywanie bieżących informacji od Fundacji lub inną komunikację Fundacji albo przekazują Fundacji darowiznę

Jeżeli interesuje Państwa działalność Fundacji lub chcecie Państwo wspierać działalność Fundacji, Fundacja będzie przetwarzać Państwa dane osobowe:

1) W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie bieżących informacji od Fundacji, w którym będziemy informować o działaniach Fundacji, możliwości wsparcia Fundacji, planowanych wydarzeniach i nowych inicjatywach

Przetwarzamy Państwa dane osobowe na postawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. na podstawie Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych. Państwa Zgoda może zostać w każdym czasie wycofana, co nie wpływa na ważność przetwarzania danych osobowych dokonaną przed wycofaniem zgody; zakres danych osobowych przetwarzanych przez Fundację obejmuje adres email oraz numer telefonu.

2) W przypadku przekazywania darowizny Fundacji lub wspierania Fundacji w inny sposób

Przetwarzamy dane osobowe w zakresie niezbędnym do obsługi takiej darowizny oraz wpłaty 1%, w tym do jej odpowiedniego zaksięgowania i sprawozdawania, a także podziękowania za przekazane wsparcie. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes.

Informacje dodatkowe

Czy Fundacja może przekazywać dane osobowe innym podmiotom?

Fundacja co do zasady nie przekazuje danych osobowych innym podmiotom. Jednak w niektórych sytuacjach przekazanie danych osobowych może być konieczne lub niezbędne dla osiągnięcia celów przetwarzania.

Fundacja może również przekazać dane podmiotom, które pomagają realizować cele Fundacji lub pomagają prowadzić jej działalność. Celem przekazania danych osobowych jest umożliwienie Fundacji realizacji jej celów oraz prowadzenie działalności. Większość z tych podmiotów działa jako tzw. podmioty przetwarzające (zgodnie z art. 28 RODO), jednak część z nich może występować jako samodzielni administratorzy danych osobowych. Podmioty, którym możemy przekazywać dane osobowe, obejmują następujące kategorie:

• Firmy zapewniające usługi informatyczne i utrzymania serwerów,
• Firmy zapewniające usługi w zakresie bezpieczeństwa informatycznego,
• Firmy świadczące usługi telekomunikacyjne i podobne,
• Zewnętrzni doradcy prawni,
• Banki,
• Firmy ubezpieczeniowe,
• Firmy informatyczne, które świadczą usługi informatyczne,
•  

Możemy również udostępnić dane osobowe w celu odpowiedzi na żądania zgłoszone w stosunku do Fundacji przez uprawnione organy państwowe i sądowe (np. prokuratury, sądy, policję, urzędy), a także na żądanie podmiotów, które współfinansują naszą działalność i kontrolują wykorzystywanie przez nas środków.

W innych przypadkach nie będziemy udostępniać danych podmiotom trzecim, chyba że będziemy dysponować na to zgodą osób, których dane dotyczą, lub będziemy mieli właściwą podstawę prawną do takiego działania.

Czy Fundacja przetwarza dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym?

Część naszych poddostawców (podmiotów przetwarzających) ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Korzystając z ich usług, możemy przekazywać dane poza ten obszar. Jednak zapewniamy, aby przekazanie danych poza EOG odbyło się zawsze z poszanowaniem zasad RODO i odbywało się zgodnie z prawem.

Jak długo będziemy przetwarzać dane osobowe?

Będziemy przetwarzać dane osobowe przez okres niezbędny dla realizacji celów, o których mowa powyżej oraz do czasu wypełnienia obowiązków prawnych, które są na nas nałożone. Co do zasady, będziemy przetwarzać dane osobowe przez 6 lat od zakończenia obowiązywania stosunku prawnego, jaki łączy Fundację z uczestnikami lub grantobiorcami programów i projektów prowadzonych przez Fundację. Okres ten jest uzasadniony obowiązującym w Polsce okresem przedawnienia roszczeń cywilnych i podatkowych. Bardziej szczegółowe informacje są dostępne w tabeli poniżej:

Czy Fundacja dokonuje profilowania?

Fundacja nie podejmuje żadnych decyzji na podstawie automatycznych systemów przetwarzania danych. Nie dokonujemy również profilowania.

Linki do innych stron internetowych

Na stronach Fundacji mogą znajdować się linki do stron internetowych. Staramy się, aby linki, które umieszczamy prowadziły do stron o wysokim standardzie ochrony danych osobowych. Nie jesteśmy jednak odpowiedzialni za sposób wykorzystania danych osobowych, bezpieczeństwo i zawartość tych stron internetowych. Prosimy o zapoznanie się z polityką prywatności tych stron oraz z ich regulaminami, ponieważ korzystanie z tych stron oznacza stosowanie się do zasad określonych przez ich właścicieli.

Ta wersja polityki prywatności została opublikowana 12 stycznia 2023.